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[Fiche pratique] Organiser un festival/une convention

Les travaux en cours de réalisation ou de préparation.

Modérateur: CA FFJDR

[Fiche pratique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Kakita Inigin » 26 Oct 2014 18:22

... et surtout mentionner les bonnes pratiques de planification des dates. (Sybille)
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Sybille » 26 Oct 2014 19:46

Bon, c'est un sujet qui m'intéresse beaucoup (ne serait-ce que parce qu'il fait partie de mes activités :D ) donc je vais travailler sur un doc, tranquillou, hein, on n'est pas à la pièce :P
Bref, si certains veulent bosser dessus avec moi, qu'ils se fassent connaître.
Je rappelle mon adresse mél : citron.melba[at]gmail.com

Et, évidemment, si vous avez des idées, des pistes de réflexion, des questions auxquelles on DOIT absolument répondre... faites péter !
Nice Fictions http://nice-fictions.fr
Les Vagabonds du Rêve http://vagabondsdureve.fr
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Menhir » 28 Oct 2014 08:58

Ne pas oublie de traiter le côté administratif de ce type d'évènement. Pour organiser ça il faut des autorisations (municipales, entre autres), éventuellement une assurance (locaux, matériel, personnes).
Si on compte y installer une restauration ou une buvette, il faut savoir que ces activités sont très réglementées, en particulier d'un point de vue fiscal.
Le site de la MAIF (un assureur) et du Crédit Mutuel (histoire de ne pas avoir l'air de faire de pub pour un organisme commercial) contiennent pas mal de fiches sur le sujet :
http://www.maif.fr/associationsetcollec ... ative.html
http://www.maif.fr/associationsetcollec ... messe.html
http://www.maif.fr/associationsetcollec ... rches.html
https://www.associatheque.fr/fr/guides/ ... iques.html
https://www.associatheque.fr/fr/guides/ ... ation.html
https://www.associatheque.fr/fr/fichier ... nelles.pdf

Sur les vente de produits alimentaires et buvettes :
http://www.maif.fr/associationsetcollec ... aires.html
http://www.maif.fr/associationsetcollec ... -fixe.html
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Menhir » 13 Nov 2014 14:38

Une autre page qui pourrait vous intéresser.
http://www.guidon.asso.fr/manifestation ... ation.html
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Mespheber » 16 Nov 2014 21:41

Je peux vous envoyer celle que j'ai fait pour notre asso...
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Kakita Inigin » 16 Nov 2014 22:55

Volontiers ! Tu peux l'envoyer à contactATffjdr.org et je transmettrai. :merci:
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Mespheber » 18 Nov 2014 00:04

En fait c'est plutôt "organiser un stand dans une convention", mais ça peut toujours être utile. :oups:
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Kakita Inigin » 01 Août 2015 21:11

Reçu, transmis au CA (je suis pour les brainstormings :D ).

Sur l'aspect planif de parties, j'ai vu deux cas en pratique : Orc'idée et Octogones.

Le problème fondamental de tout orga, c'est d'avoir :
- un horaire
- un MJ
- des joueurs
- une table physique.
- et pas de carambolage.

Sur Octogones, les réservations se font en ligne mais sont gérées sur place au pôle jdr, via informatique (on demande aux orgas à quelle table on est).

Sur Orc'idée, le réservations se font en ligne. Le plus : une frise qui montre le nombre de tables par créneau horaire - c'est surtout utile pour les MJ, savoir à quelle heure il y aura des tables de libres.
La gestion se fait dès l'entrée de la convention (toutes les activités sont gérées au même endroit avec des listings, ce qui permet de confirmer la présence des joueurs quand ils entrent), le plus : un tableau avec une feuille par partie, modifiable par les orgas mais accessible par les participants (c'est sous le nez).

*

L'une des problématiques essentielles (pour moi) est le couchage. Octogones suggère d'utiliser des hôtels avec des formules de réduction (les convs deviennent des évènements suffisament gros pour avoir des tarifs préférentiels), Orc'idée se fait loger par la protection civile (dans l'abri PC). Toutes deux proposent une ouverture non-stop qui est très intéressante (on peut ne pas se préoccuper d'où dormir).

C'est un élément que je trouve rébarbatif pour certains conventions (Strasbourg par ex : le bâtiment ferme à 2h...).

*

La nourriture est un peu le nerf de la guerre. Les rôlistes mangent et boivent beaucoup (et c'est pire en convention). Si le site de la convention n'est pas au milieu d'un quartier bien achalandé, se sustenter peut devenir un problème -> autant avoir une réserve sur place. Dans ce cas de figure, les orgas a tout intérêt à tenir la buvette elle-même (financièrement parlant).

Orc'idée donne le top : cafétéria fonctionnelle (dans le bar étudiant), autant de micro-ondes que de serveurs, réserves de pizzas et tartes, stock immédiatement accessible, du vrai café et... de la bonne nourriture ! (même des tourtes végétariennes) :bave:
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar lupin » 02 Août 2015 11:15

Y a-t-il déjà un travail qui se fait sur le sujet ? J'ai l'impression que les GdT se font hors forum, je me trompe ?
Ça pose le problème de ne pas inciter les visiteurs à participer car l'avancée reste opaque (on ne sait pas ce qui est fait et reste à faire).
- Lupin.
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Re: [Fiche technique] Organiser un festival/une convention

Messagepar Kakita Inigin » 02 Août 2015 11:27

Non, c'est surtout que Sybille avait dit qu'elle s'en chargeait, à moins qu'elle ait des besoins particulier on peut attendre sa version pour en discuter (rajouter des choses). C'est surtout un sujet de retour d'expérience (même si les liens légaux postés par Menhir sont utiles pour approfondir et se couvrir).

cela étant, si on veut ajouter des contenus particuliers, on peut, hein.
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