[Fiche pratique] Organiser un festival/une convention

[Kakita Inigin]

En effet !

[Mespheber]

Voilà la fiche que j'avais mise au point pour notre club:

TENIR LE STAND,MODE D’EMPLOI
Avant l’événement :
Il convient de s’informer sur les tenants et les objectifs de la manifestation, ainsi que sa durée, le type de public (joueurs confirmés ou non, âge…). Pour faciliter l’organisation, on donnera ses plages horaires de disponibilité ainsi que les fonctions pour lesquelles on se sent motivé ou compétent. S’agit-il d’animer des parties ? De présenter son loisir ? Les deux ? Y a t-il un thème ? Éventuellement, on se préparera un petit laïus sur le jeu de rôle en se demandant comment on en parlerait à sa grand-mère ou à son contrôleur fiscal.
Prévoir quelques bouteilles d’eau voire un thermos de café, on ne sait jamais si on aura droit à des boissons gratos ni combien sur place.
On centralisera également tout le nécessaire pour décorer le stand en prenant soin d’en faire un inventaire afin de faciliter les rendus d’objets prêtés.

Installation :
S’assurer que les éléments fournis par l’organisation de l'événementiel correspondent à l’accord établi en amont avec l’association (nombre de tables, chaises, prise électrique, panneaux d’affichage…). En cas de manque, on évitera de s’emporter et on en demandera gentiment au responsable de la logistique d’apporter une solution en cas de manque important (pas assez de chaises, de salles, pas de table).

À l’arrivée de l’équipe, on est content de retrouver ses compagnons, mais il faudra d’abord préparer le stand : déco, rangement des sacs de manière à faciliter la circulation devant et derrière le stand. Ma propre expérience m’a montré qu’il vaut mieux un présentoir sobre qu’une débauche de livre et d’objets qui, s’il montre la richesse de cette culture de l’imaginaire, peut nous confondre avec des stands commerciaux.

Durant l’événement :
On évitera un attroupement devant un espace supposé être ouvert au public étranger à l’association. Mieux vaut respecter un planning, qui doit être établi à l’avance que de se présenter collectivement à la même heure pour au final s’épuiser avant d’avoir pris son poste. De même, il n’est pas nécessaire d’être trop nombreux derrière le stand. Plus de deux personnes créent un rapport de force naturellement intimidant pour un visiteur isolé qui hésitera peut-être à s’approcher. De même on laissera une seule personne communiquer pour la même raison. Si cette personne dit des choses inexactes ou imprécises, on préférera débriefer tranquillement et courtoisement à la fin de l’entretien que de l’interrompre : ce n’est pas très poli et ça montre une image de division, voire de polémique ! Personne n’a envie de ça. D’ailleurs, on constate que le mot “polémique” ne rime pas avec ”loisir”, contrairement à plaisir, désir, Casimir et la station Mir.

Il peut y avoir plusieurs types de visiteurs, qui demandent chacun un accueil différent.

• Le joueur confirmé : il vient soit pour réserver/jouer à une des parties longues ou s’informer sur le club. Là, c’est du pain béni. Prévoir une feuille d’inscription pour chaque partie ou lui remettre un dépliant avec les coordonnées du club ou la carte de visite. C’est le MJ qui peut également se charger de fournir la documentation à l’issue de la partie qu’il a animé.
• Le novice : Il/elle a entendu parler du jeu de rôle et souhaite soit y jouer, soit s’informer. Dans le premier cas, on lui proposera une partie courte si cela est à l’ordre du jour sauf s’il/elle est suffisamment motivé(e) pour participer à une partie plus ambitieuse. Dans le second cas, il suffit de lui parler de la manière dont on vit ce loisir, sans chercher à convaincre ou à vendre quoique ce soit. C’est en restant naturel qu’on sera le plus convaincant. C’est ici que la préparation sera utile !
• Le touriste : Là, tout est possible ! Il peut s’agir d’un joueur en devenir qui va découvrir une nouvelle passion et bientôt éructer les noms d’anciens dieux païens en jetant violemment son D20 sur la table ! Mais pour cela, encore une fois, rester simple, aller à l’essentiel sans s’embourber dans les détails d’un système plutôt qu’un autre…

Après l’événement :
Bon sang ! Comme cette journée est passée vite/a été longue ! (rayez la mention inutile) Vous êtes sur les rotules et c’est normal. Pourtant, il reste des choses à faire avant de tailler la route. On procédera au rangement du stand afin de le rendre aussi propre qu’à son arrivée et en prenant soin que les rendus soit effectués le cas échéant (à qui appartient le tableau effaçable ? à qui ce pull ? qui a donc ramené cette épée noire qui semble murmurer ?). S’il n’y a pas possibilité immédiate de les remettre, on les centralisera auprès d’une personne. Par solidarité, on peut également donner un coup de main aux organisateurs pour rassembler l’ensemble du matos de la salle. Ce n’est pas obligatoire, mais c’est une manière simple de témoigner sa reconnaissance d’avoir été accueilli.

En résumé:

AVANT :

• S’informer sur l’événement et ses objectifs
• Communiquer ses disponibilités et compétences au bureau ainsi que ses compétences ou fonction voulue
• Préparer son argumentaire
• Prévoir son pack de survie (boissons, en-cas)
• Faire l’inventaire du stand et le centraliser
  
  INSTALLATION :
• Vérifier que le matériel fourni par l’organisation correspond à la demande
• Préparer le stand
• Accueillir l’équipe
  
  DURANT L’EVENEMENT :
• Éviter les attroupements devant ou derrière le stand : priorité au public !
• Deux personnes maximum par table.
• Être à l’écoute du public, répondre au question simplement
• Une interlocuteur par visiteur
• Adapter son discours en fonction de la personne
  
  APRÈS L’EVENEMENT :
• Rangement du stand
• Nettoyage éventuel
• Effectuer les rendus
• Rangement de la salle

[lupin]

Merci beaucoup Mespheber, je trouve particulièrement intéressante la partie sociale dans ta fiche (ne pas parler à plusieurs, ne pas couper ou corriger, ne pas être en supériorité numérique, etc.), c'est la partie la plus souvent oubliée, on a souvent tendance à être très technique/dans le détail quand on débute, alors que le piège est justement de noyer sous les détails ne visiteur !
Cette fiche est utilisable pour celle de la fédé ?

Cenlivane : le doc collaboratif est une bonne idée !
Ça encouragerait sans doute les participations si le doc était accessible par un simple lien, et ça permettra d'identifier immédiatement s'il manque des parties ou des infos que le lecteur peut fournir.
J'ai remarqué que chaque indirection (demander le lien, envoyer un courrier, attendre une validation/réponse, etc.) complexifie la participation.

PS : cette fiche sera une oeuvre collective ou devra-t-elle préciser les auteurs ?

[Mespheber]

J'ai envoyé les fichiers en doc et pdf à la féd', vous êtes libres de vous en servir à votre convenance. Si j'ai pu apporter un petit caillou à l'édifice, c'est un plaisir.

[Kakita Inigin]

Merci beaucoup.

Pour le doc collaboratif, il existe, il est en partage interne au CA pour l'instant (et peut-être à d'autres que je ne vois pas).

PS : cette fiche sera une oeuvre collective ou devra-t-elle préciser les auteurs ?

Probablement en oeuvre collective, du coup.

[Menhir]

Je suis tombé sur un document intéressant qui propose un long chapitre sur la mise en place de manifestations dans le milieu associatif :
http://www.ca-anjou-maine.fr/Vitrine/Ob ... sAssoc.pdf