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Bilan moral

AGO du 27 septembre 2014 au 25 octobre 2014

Modérateur: CA FFJDR

Bilan moral

Messagepar Kakita Inigin » 27 Sep 2014 09:23

Sur les quelques chantiers prévus cette année, voici l'état d'avancement - le bilan de chaque administrateur sera publié par chacun ci-dessous.

Notre mandat initial comportait les points suivants :
convoquer une nouvelle AG avant le 1er Novembre 2014 - c'est chose faite
• Récupérer les adhésions 2014. - fini
• Récupérer les archives et actifs de la FFJDR. - fini
• Récupérer les comptes. - fini
• Préparer le quitus du précédent CA. - fini
• Rassembler les différents projets en termes de statut et fonctionnement. - cela peut-il être vraiment fini un jour ? On rassemble, on fait une AG, on tranche.
• Prendre contact avec d’autres associations. - idem (adhésion FédéGN, présence en conventions, communication avec le Fix, les manuscrits d'altaride...)
• « Dépoussiérer » voire refaire les statuts de la FFJDR. - fini.


Les quelques autres sujets majeurs :
- outils de communication
-- réorganiser le forum (fini)
-- réorganiser le site - partiellement fait
-- page FB : ancienne page en cous de récupération, page temporaire créée (en cours)
-- compte Twitter (fini)
-- migration forum (en cours, plus justifié que jamais)

- relations extérieures et médias
-- défense du jdr / Fuite de la réalité (fini, l'émission a eu lieu, inoffensive)

- partenariats
-- Adhésion croisée FédéGN-FFJdR
-- soutiens à des conventions (à débattre)

- autres activités
-- World contest (déployé, en cours)
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Kakita Inigin
 
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Re: AGO 2014 - Bilan moral

Messagepar lupin » 27 Sep 2014 11:37

Voici un état plus détaillé des projets dont je (Philippe G.) me suis occupé cette année :
    Outils informatiques
  • réorganisation des outils électroniques du CA et de la FFJdR (Philippe G.) : archives pré-2009 et quelques archives post-2009 récupérées et réorganisées pour le CA, mails récupérés, pages de communications recréées. Nous sommes opérationnels ! ;
  • réorganisation de la structure des forums (Philippe G., Yannic B.) : fini
  • charte du forum (Philippe .G) : publiée ;
  • migration des forums et du site (Philippe G.) : tests faits (avec l'aide de mamzelle_a), migration complète et redirection du nom de domaine après l'AG ;

    Culture interne de la FFJdR
  • démocratie interne (Philippe G.) : plusieurs projets ont été lancés (cf. détail)
  • relance de relais locaux de la FFJdR (Philippe G.) : initié, en attente de réponse ;
  • recherche d'une nouvelle assurance pour les assos membres de la FFJdR (Philippe G.) : en cours ;

    Communication interne et externe
  • remise en ligne de REVES, évolution de la page de définition du JdR (Philippe G.) : page de définition modifiée, un GdT REVES est lancé par Mithriel ;
  • amélioration du calendrier (Philippe G.) : propositions d'évolutions et de participation au GROG, en cours de discussion.
  • liste des JdR francophones (Philippe G.) : chantier lancé ;
  • doublon de l'annuaire en ligne (Philippe G.) : en cours de configuration (avec Pascal J.) ;


Voici pour le détail des projets donc je me suis occupé au 27/9/2014:
  • réorganisation des outils électroniques du CA et de la FFJdR : les coordonnées de la FFJdR étaient incorrectes sur de nombreux documents en début d'année, je les ai donc corrigées. Par ailleurs, afin de faciliter les changements d'équipes, j'ai recherché et identifié à un endroit tous les comptes électroniques utilisés par le CA ou l'équipe d'administration web, et reconstruit des archives pour faciliter le travail des CA de la FFJdR (les archives du précédent CA ayant été presque totalement perdues).

    J'ai récupéré la revue de presse jadis tenue par Licorne et Chanoine pour la FFJdR (jusque vers 2003), réorganisée pour ce qui est numérique, il faut encore numériser les quelques articles papier qui ne le sont pas.
    Pour faciliter les nouvelles adhésions, j'ai fait un formulaire PDF remplissable en ligne d'adhésion pour les assos et individuels.

    Les mails sont désormais affectés aux membres du CA et l'adresse contact fonctionne à nouveau, de même que le formulaire de contact du site. La page Facebook est en cours de récupération suite à une mauvaise manipulation, une nouvelle page temporaire diffuse l'actualité du jdr (et la nôtre), nous avons un compte Twitter.
    État : archives pré-2009 et quelques archives post-2009 récupérées et réorganisées pour le CA ;
  • réorganisation de la structure des forums (Philippe G., Yannic B.) : le forum FFJdR a été longtemps délaissé, le CA cette année a décidé de le remettre au centre des échanges avec les membres et la communauté. Comme la structure rendait sa lecture et la participation peu pratique, le CA a décidé de réorganiser l'arborescence.
    État : fini
  • charte du forum (Philippe G.) : disparue avec l'abandon du forum ces dernières années, un projet de charte a été relancé avec l'équipe de modération.
    État : fini ;
  • migration des forums et du site (Philippe G.) : le site a besoin de plus de ressources que la juste répartition des ressources de lautre.net. Suite à plusieurs indisponibilités du serveur lautre.net ayant rendu indisponible le forum et/ou le site internet de la FFJdR, nous avons cherché avec l'aide de l'équipe d'administration (mamzelle_a et Pascal J.) un nouvel espace d'hébergement et avons porté notre dévolu sur OVH. L'équipe a testé la migration des forums, de même que pour le site wordpress. La migration pourra se faire dès que ce sera fini et que l'AG sera effectuée ;
    État : en attente de migration complète et redirection du nom de domaine vers OVH ;
  • démocratie interne (Philippe G.) : afin de rompre avec une image trop centralisée de l'association, et pour respecter l'esprit de l'Éducation Populaire dont la FFJdR a un agrément départemental, le CA a décidé l'amélioration de la participation des membres et de la communauté aux directions prises par la FFJdR et à son fonctionnement. L'objectif est de libérer du temps au CA et faciliter le partage de compétences de la communauté, tout en permettant à tous (adhérents et non-adhérents) de participer aux orientations prises par la FFJdR sans attendre l'AG ni être au CA.

    Par contre, le sondage prévu pour demander aux rôlistes ce qu'ils attendaient de la FFJdR n'a pas avancé. L'audit lancé par la présidente début 2014 a donné des résultats inexploitables.
    État : plusieurs projets ont été lancés
  • relance de relais locaux de la FFJdR (Philippe G.) : jadis, la FFJdR s'est appuyé pour descendre et remonter des informations sur des personnes ressources (PR) puis des comités régionaux FFJdR (qui étaient parfois départementaux ou même interdépartementaux). Cette délégation permet à la FFJdR de faciliter la communication dans les deux sens avec la communauté dans la France entière, et s'organiser plus efficacement en interne.
    État : appel à d'anciens responsables de comités et PR pour établir une base de discussion puis lancer un groupe de travail, en attente de réponse ;
  • recherche d'une nouvelle assurance pour les assos membres de la FFJdR (Philippe G.) : les associations de JdR ont besoin d'une assurance pour utiliser des locaux ne leur appartenant pas. Je travaille actuellement au nom de la FFJdR avec un expert en risques d'assurance afin de monter une demande de devis et évaluer si la FFJdR peut proposer une assurance à prix intéressant à ses associations.
    État : en cours ;
  • remise en ligne de REVES (Philippe G.) : la FFJdR a lancé il y a plus de 10 ans un jeu de rôle de découverte afin de faciliter la découverte du JdR par les néophytes. Librement téléchargeable, il permet à ceux qui viennent de découvrir le JdR de commencer l'aventure du JdR gratuitement avec leurs amis. Ces derniers temps, REVES avait été laissé à l'abandon, certains fichiers ont été transformés en outrepassant la licence initiale, et beaucoup a été perdu. Le contenu a été corrigé sur le site et un groupe de travail a été lancé par Mithriel afin de refondre une version 2015.
    D'autre part la page de définitions du jdr a été refondue. Les anciennes définitions (la définition collégiales de 2006, celle de 1998 adoptée par le Quid, celle de Casus Belli de 1994, etc.) ont été insérées.
    État : en cours ;
  • évolution du calendrier rôliste (Philippe G.) : à ses débuts, la FFJdR a utilisé un calendrier propre. Afin de palier aux problèmes engendrés par plusieurs calendrier dans le monde rôliste, elle l'a fait un calendrier commun avec le GROG et le SDEN (diffusé alors dans feu Casus Belli) afin de centraliser les informations dans un seul calendrier afin de simplifier la vie à la communauté.
    Actuellement, le calendrier du GROG permet à la FFJdR de l'afficher dans un calendrier de la forme de son choix grâce au format RSS. Une personne souhaiterait avoir une interface d'affichage plus joli sur notre site. Techniquement, l'apparence du calendrier affiché dépend entièrement de la FFJdR et non du GROG, il suffit d'installer un module d'affichage Wordpress.
    Pour changer la soumission d'événements et la rendre plus simple, un échange a eu lieu avec le GROG pour voir s'il est pertinent et possible de faire évoluer le calendrier, et comment. Des contraintes de gestion, dont la FFJdR n'a plus l'habitude, sont à prendre en compte, mais quelques évolutions sont en cours.
    Cependant, si le CA souhaitait à l'avenir créer un nouveau calendrier rôliste pour aller plus vite, les conséquences seraient suffisamment importantes (création de concurrence et complexification de la vie de la communautéà) pour demander un vote de l'AG.
    État : en cours.
  • liste des JdR francophones (Philippe G.) : jadis, une liste de JdR francophone était maintenue par PM, indiquant quelques informations comme la facilité de prise en main, l'univers, etc. Une telle liste pourait aisément être adaptée avec une présentation succinte du jeu apportant les informations qui ne sont pas dans une fiche GROG (adressée aux rôlistes), et un lien vers la fiche GROG. La liste a été laissée à l'abandon depuis quelques années.
    État : chantier lancé ici ;
  • doublon de l'annuaire en ligne (Philippe G.) : la FFJdR a longtemps eu son annuaire, mais il fut délaissé ces dernières années. Depuis un annuaire a été recréé et afin de ne pas scinder les forces, la FFJdR a créé un partenariat avec le Thiase permet à la FFJdR d'avoir accès à ce dernier (afin d'en mettre en ligne une version en cas de panne du Thiase) et fait la publicité de celui-ci sur son site. On travaille à configurer une page permettant de basculer sur une page maison en cas de panne.
    État : sauvegarde récupérée, en attente de test
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Re: [AGO 2014] Bilan moral du trésorier

Messagepar L'Ogre » 05 Oct 2014 13:34

Bon c'est mon tour. Désolé de ne pas être intervenu plus tôt mais j'avais une convention à préparer.... :rolleyes:

Pour ce qui me concerne

J'ai récupéré la plupart des stocks et des archives de la FFJDR que j'ai pu retrouver. Il me reste deux stocks à aller rechercher mais comme je ne suis pas un grand voyageur et que ces deux stocks sont assez éloignés de chez moi ça va prendre un peu de temps.

J'ai fait une étude pour changer de banque parce que la banque postale nous ponctionnait de façon vraiment éhontée. environ 260 euro de frais sur l'année ! Nous sommes désormais au Crédit Mutuel quine nous prélèvera moins de 50 euro par an de frais. J'ai donc fait le transfert des comptes et j'ai relié le compte Crédit mutuel à notre compte paypal. J'ai donc désormais la parfaite maîtrise des comptes de la FFJDR.

J'ai aussi conçu un tableur pour me permettre de faire la comptabilité de la FFJDR parce que je n'ai pas réussi à trouver un outil pratique pour suivre la comptabilité de façon informatisée. Ça m'a occupé un moment.

J'ai ensuite reconstitué la comptabilité de l'exercice 2013 avec les éléments qui m'ont été transmis par les membres de l'ancien CA. puis j'ai fait la comptabilité de janvier et février 2014 et j'ai géré la comptabilité de mars à août. Nous arrêterons désormais la comptabilité au 31 août pour l'AGO.

J'ai reclassé les archives comptables qui m'ont été transmises.

J'ai participé à la création d'un nouveau formulaire d'inscription.

Le bilan financier ne va pas tarder à arriver...
Sauvez le Monde, mangez un financier.... ;-)
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Re: Bilan moral

Messagepar Kakita Inigin » 07 Oct 2014 22:30

l'équipe, ce ne sont pas seulement des administrateurs élus, ce sont aussi des administrateurs système.

Pascal a écrit:- j'ai participé à la refonte du site en installant et configurant des plugins wordpress et en revisitant certains menus/contenus
- j'administre le Thiase, base de données d'assos de JDR, que j'essaie de tenir à jour en traitant au fil de l'eau les nouvelles fiches postées par les visiteurs (ne pas hésiter à m'envoyer des propositions après vérification sur le Thiase)
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Re: Bilan moral

Messagepar mamzelle_a » 11 Oct 2014 10:21

Pascal a également mis en place Google Analytics pour avoir les stats de fréquentation du site de la FFJDR. Les stats précédentes fournies par l'hébergeur étant illisibles/irrécupérables.

Pour ma petite contribution (avec l'aval du CA via le coordinateur électronique) :

*Forum
- création d'un groupe dédié aux "administrateurs site Web", ces gens qui ont des droits pour modifier les trucs un peu partout (mars 2014)
- inventaire des environnements/accès/comptes disponibles sur les hébergement web, essentiellement site et forum (mars 2014)
- mise à jour du logo du forum (mars 2014)
- ajout d'une collection de smiley sur le forum (mars 2014)
- installation d'un client pour interface smartphone/tablette sur le forum et le site : tapatalk (avril 2014)
- retrait de la bannière de pub du forum (avril 2014) -- bon c'est à parfaire il faudrait détricoter complétement le module pour une solution pérenne
- mise en place des liens de redirection forum -> site FFJDR et forum -> annuaire du thiase (août 2014)
- étude de faisabilité et début des tests sur le chantier de changement d'hébergeur : montée de version, export, réimport, etc. (mai à juin 2014)
- réorganisation du forum : uniquement la section "Accueil"
- droits et habilitations : premier audit et mise en cohérence des droits / exemple : certaines sous-sections étaient ouvertes à des profils en lecture, alors que la section qui les héberge leur était fermée (mai 2014)
- remise en cohérence de la gestion du groupe "Adhérents FFJDR" pour que le trésorier et le président actuels disposent des droits inférents
- délestage des utilisateurs "inactifs" soit 93010 comptes créés antérieurement à janvier 2014

*Site FFJDR
- correction d'un bug ou deux pour remettre en place les accès à l’administration WordPress et permettre de retravailler le-dit site
- avec Sybille : première opération de remise à niveau globale + correction manuelle de quelques bugs induits ; refonte complète des menus haut de page et milieu de page ; suppression de contenus obsolètes ou discutables (vidéo à la une) -> première mouture dépoussiérée opérationnelle (avril 2014 ?)
- premier audit rapide du contenu du FTP sur l'hébergeur l'autre.net (avril 2014)
- contenu : création des messages de com' relatifs au Championnat des JDR francophones 2014 jusqu'aux 16e de finale inclus + de l'AGO de septembre-octobre 2014
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