"Délégués régionaux” pour les activités de JDR

Projet de création de la Commission

des “Délégués régionaux” pour les activités de JDR

Projet 2021 proposé par la FFJDR

Document rédigé par Diane d’Esposito, chargée de communication pour la FFJDR

Co-Rédacteurs : Sophie Nicole BRIAND, Présidente de la FFJdR, et Stéphane Roy, chargé IT

A l’approche des élections du nouveau Conseil d’Administration de 2021, la FFJDR envisage d’ouvrir une Commission de 13 postes de délégués régionaux qui viendront compléter l’action de la FFJDR et de ses 12 postes du CA. Au sein de la Commission, chaque représentant serait le porte-parole des actualités et des besoins pour les activités JDR de sa région.

Quel sera le rôle des délégués régionaux ?

Ils forment un comité de 13 membres, porte-parole de leur région, correspondant aux 13 régions de France. Ces membres sont des personnes physiques. De préférence, adhérentes à une association locale de jeu de rôle dont un des objets est de proposer des activités et/ou événements de jeu de rôle sur table (pouvant inclure du jeu de rôle Grandeur Nature, mais dont le GN ne soit pas l’activité principale). Ces personnes doivent élire une personne physique en tant qu’adjoint(e) et ainsi former un binôme.

Une fois élue, la personne déléguée ainsi que son adjoint pourront arborer le logo de déléguée régionale pour se faire connaître, et si elle le souhaite, l’apposer sur les supports de son association locale, tant que l’association a donné son accord. Par ailleurs, les délégués s’engagent à respecter :

  • Les statuts de la FFJDR
  • La charte des délégués régionaux, décrivant ses missions (document en cours de réalisation par la FFJDR, détails page 4)
  • Ses obligations de référent (organisation des RDV, rédaction des comptes rendus…)

Comment se passent les élections des délégués régionaux ?

Prérequis : Un délégué (personne physique, élu) et l’adjoint qu’il désignera (sans vote nécessaire) doivent être adhérents FFJDR l’année de leurs mandats. Les électeurs (personne morale ou physique) doivent être membre FFJDR.

Candidatures au poste de délégués : Les candidats seront invités à publier leurs présentations à l’écrit sur le forum et à exprimer leurs motivations lors d’une rencontre en ligne sur le Discord de la FFJDR. Ils peuvent d’ores et déjà annoncer leur choix d’adjoints s’ils le souhaitent.

Élections : Les délégués seront élus lors d’une élection à échelle régionale dont les votes se feront sur le forum FFJDR. Le dispositif de vote sera mis en place sur le site de la FFJDR et ouvert aux membres de la région concernée pour les candidatures comme pour les élections et les votes. C’est la FFJDR qui procèdera au dépouillement et l’annonce des résultats des élections. À la suite de l’annonce des résultats, sur le forum un [LIVE] sur la chaîne YouTube de la FFJDR sera animé pour présenter le pôle des délégués, réunissant les 13 régions.

Dans le cadre de litiges : en cas de litiges, de vacances (absence prolongée sans nouvelles), de démission en cours de mandat ou lors de réorganisations, l’adjoint ayant été nommé par le délégué prend temporairement son rôle. Le CA se réserve le droit de le nommer délégué permanent, sauf si l’adjoint souhaite se rétracter ou si les membres de sa région s’y opposent.

La Charte:

La charte des délégué(e)s régionaux est en cours d’élaboration. Dans ses grandes lignes, les missions des délégués consistent à :

  • Devenir la ou le porte-parole de sa région et représenter le jeu de rôle et ses membres à l’échelle régionale en respectant l’éthique et les valeurs portées par la FFJDR .

  • Faire la médiation des outils et services de la FFJDR, c’est-à-dire les faire connaître, organiser ou relayer des webinaires ou tables rondes pour aider les associations à les utiliser, et contribuer au respect des différentes chartes et circulaires en les relayant (impératifs sanitaires, juridiques et légaux, administratifs…) - une session de sensibilisation est organisée à ce sujet au début du mandat des délégués pour qu’ils soient à jour.

  • Fournir au CA de la FFJDR un annuaire des événements de l’année et une liste des associations de jeu de rôle de sa région à jour, et toute autre initiative, structure ou outil dédié au jeu de rôle utile à la communauté. La FFJDR est en train de créer un outil en ligne de référencement pour son futur site Internet pour que vous puissiez récolter ces données qui seront classées publiquement et accessibles à toutes et tous au niveau national et francophone. Ce n’est pas au délégué de tout faire tout seul : sa mission est de collaborer avec les assos locales pour chaque action. Il peut monter des équipes pour recenser ces informations.

  • Être visible, disponible et accessible auprès de chacun des départements, villes et villages jusqu’à échelle locale pour sa région. Pour se faire, le délégué est libre de désigner sans la supervision de la FFJDR, des délégués locaux pour chacune des villes et villages de sa région, dans la mesure où ils s’engagent à respecter les devoirs et engagements de la FFJDR auprès de ses acteurs. Pour se faire, les délégués locaux et leurs équipes sous-traitantes sont invitées à être membres adhérents de la FFJDR afin de lire, approuver et signer les statuts et la charte des délégués régionaux.

  • Être à l’écoute et évaluer les besoins des joueurs et non-joueurs pour les rediriger vers les bonnes ressources. Faire remonter les actualités du JDR de sa région à la FFJDR sous forme de comptes rendus écrits, mensuellement, dans le but que la FFJDR puisse éditer une newsletter au niveau francophone et les relayer sur tous ses réseaux. Encore une fois, ce n’est pas au délégué de partir seul à la pêche aux infos, mais plutôt de monter des équipes locales qui lui enverront leurs actus régulièrement. En revanche, le délégué est responsable du suivi et de la bonne réception de ces infos. Ce sera à lui de relancer ses interlocuteurs locaux si nécessaire.

  • Une réunion mensuelle idéalement, sera présidée par un membre du CA de la FFJDR afin de récolter les comptes rendus, faire un point global et veiller à répondre aux besoins des délégués régionaux dans l’exercice de leurs missions. Il est entendu que chaque réunion a pour volonté de faire se rencontrer l’intégralité 13 membres des régions, en présence de leurs adjoint(e)s, pour se coordonner entre régions et s’entraider.

  • Prendre part à un ou plusieurs projets du CA selon ses orientations, ressources, compétences et disponibilités (mais rien d’obligatoire sur ce point)

  • Organiser si besoin des réunions entre délégués internes à une région (RDV à échelle interdépartementale, entre villes si nécessaire…) sans supervision du CA de la FFJDR dans un but de coordination, de sensibilisation ou de prévention.

Quelle est la différence entre le CA de la FFJdR et le pôle de délégués régionaux ?

Le CA souhaite faire entrer en interaction les activités et acteurs du jeu de rôle en France et dans les pays Francophones (exemple : Rôl’Event). Il fait aussi le pont entre les activités locales transmises par ses délégués régionaux et les annonces et démarches au niveau national. Il élabore et rédige des communiqués, manuels, chartes et dispositifs pour tous les membres adhérents au niveau national et s’assure de leur diffusion et de leur compréhension, d’après les demandes formulées par la communauté rôliste et les devoirs légaux et juridiques émis par l’État. Il intervient comme facilitateur auprès des différents groupes et acteurs du JDR pour les orienter vers les bons outils ou bons interlocuteurs. Il met en relation et crée des connexions entre les avancées sur la recherche en matière de JDR et les pratiques actuelles. Il diffuse et relaie les nouveautés et pratiques méconnues du JDR.

Le CA n’est donc pas dédié à une région en particulier et ne joue pas le rôle d’une association de jeu de rôle (c’est à dire que nous n’organisons pas d’événements tels que des parties de JDR, mais plutôt des rassemblements qui permettent aux associations de proposer leurs propres parties de JDR dans ces événements). Son but est donc de faciliter en toute sécurité et via des pratiques adaptées les manifestations des associations et collectifs autour du jeu de rôle.

Le pôle des délégué(e)s régionaux va donc venir compléter ces motivations en proposant exactement les mêmes actions de facilitation chacun pour sa région, en “zoomant” sur les échelles locale afin que les besoins de tous les territoires soient couverts, de même que les bonnes pratiques puissent se démocratiser et se rendre accessible au plus près. Chaque pôle fera remonter les besoins et actualités de sa région mensuellement lors de réunions avec le CA de la FFJDR, qui pourra répondre aux besoins et relayer les informations au niveau national.

Questions annexes

Quels sont les bénéfices de devenir délégué(e)s régionaux ?

Ce rôle est particulièrement destiné aux personnes physiques et à leurs associations qui souhaitent valoriser, faciliter et démocratiser le jeu de rôle dans leur région. Cette démarche va vous permettre de faire remonter les besoins et actualités au niveau national, et la FFJDR aura de la visibilité sur votre réalité sur le terrain, et pourra mieux comprendre votre écosystème. Ainsi, les informations circuleront de manière plus rapide et plus fluide, ce qui aura pour effet de renforcer la diffusion des événements, nouveautés, créations, annonces, outils, démarches d’entraide, rencontres et financements en faveur de notre passion qu’est le jeu de rôle. Vous aurez la satisfaction de contribuer au développement du jeu de rôle et de ses évolutions dans votre région, tout en ouvrant davantage son accès et ses services au niveau local .

Quelle est la charge de travail ?

Outre les RDV mensuels avec la FFJDR, ces missions vont vous prendre un certain temps, réparties selon votre appréciation et le nombre de vos adjoints. Compter idéalement 1H30 par semaine pour une personne, uniquement sur le travail de recherche et référencement de données à destination de la rédaction des comptes rendus. Plus vous aurez d’adjoints pour votre travail, plus vous pourrez rayonner et fluidifier vos tâches. Si vous pensez ne pas pouvoir assumer les missions listées dans les engagements de cette démarche, il est recommandé de ne pas vous mettre en difficulté en présentant votre candidature. En revanche, vous pouvez vous proposer comme association partenaire adjointe à l’association élue à ce poste, afin d’opérer une aide de renfort pour vous permettre de vous familiariser avec les missions et ainsi vous présenter l’année suivante.

Est-ce rémunéré ?

Cette activité est bénévole, sur base de volontariat. Des subventions peuvent être envisagées, selon les budgets de votre région, mais il vous faudra émettre vos demandes sur dossier à votre région, de votre propre chef. La FFJDR peut vous aider dans ces démarches selon ses capacités.

Quelle est la durée du mandat du délégué régional ?

Un an, reconductible sur élection des membres FFJDR de sa région. Toute personne de votre région peut se représenter sans restriction, à moins d’avoir fait l’objet d’activités répréhensibles. Les élections et le dépouillement sont organisées par le CA de la FFJDR via leur forum public sécurisé “Discourse”

Peut-on faire partie du CA et du pôle de délégués régionaux en même temps?

  • Un membre du CA peut également faire partie du pôle de délégués régionaux
  • Un membre du CA peut ne pas faire partie du pôle de délégués régionaux
  • Un membre du pôle de délégués régionaux peut ne pas faire partie du CA
  • Pour faire partie du CA comme du pôle de délégués régionaux, il faut porter sa candidature, pour l’un et/ou l’autre et être déjà membre adhérent FFJDR
  • Si un membre souhaite postuler au CA et au pôle de délégués régionaux en même temps, il faut porter sa candidature pour les deux au moment de l’annonce de l’ouverture des candidatures faite par la FFJDR, soit porter ses 2 candidatures en cumulatif.

Pour nous contacter : communication@ffjdr.org et contact@ffjdr.org

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Parmi leurs objectifs, les délégués régionaux seront à l’écoute des besoins des associations de JDR, les aideront à faire connaitre cette activité aux publics et collectivités, et feront la médiation des bonnes pratiques (sécurité, prévention, sensibilisation).
Ils co-réaliseront un annuaire des associations à jour de leur région et feront remonter les actus JDR pour que la FFJDR relaie les événements pour chaque région, au niveau national.

Si vous êtes intéressé, envoyez nous une petite présentation de votre candidature contact@ffjdr.org.

Une réunion publique aura lieu sur Discord pour vous présenter les détails du projet et répondre à vos questions le 3 juin 2021. En attendant, relayez ce post à qui de droit, afin de faire connaitre cette initiative.

A vous de jouer !
Votre FFJDR

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Est-ce qu’on a une idée de l’heure de la réunion Discord du 3 juin s’il vous plaît ? :slight_smile:

Bonne question, et pour celles et ceux qui ne pourraient pas être présent une session de rattrapage?

Bonjour @HadrienLBD et @themalin

Ca fait plaisir de voir que vous êtes motivés :slight_smile:

…moins bien, il y a eu des décalages des différentes parties ( préparation et déroulement ) de l’AG . Contrairement au calendrier prévu elle ce termine ce  Saturday, June 5, 2021 9:59 PM  …avec un décalage de 2 semaines sur les dates initiales.

Histoire de communiquer voila le décalage que cela va provoquer :

  • les résultats de l’AG seront connues le dimanche  June 5, 2021 
  • la première réunion du nouveau CA aura lieu mercredi  June 8, 2021  . Nous y répartirons les fonctions et commencerons a répartir les projets lors de cette réunion ( dont celui ci )

Cela va décaler le lancement des délégués régionaux de un peu plus de 2 semaines :no_mouth:

Nous avons ce soir une réunion de travail pour préparer la fin de l’AG et nous en profiterons pour réfléchir aux nouvelles dates. ( voir 2 dates de réunion ou un enregistrement vidéo pour replay )

Dans tous les cas vous serez prévenu et il y aura des des annonces sur le forum et les réseaux sociaux .

Pour avoir le maximum de personnes nous proposerons un Doodle aux futurs délégués pour le choix d’une date et une 10éne de jours a l’avance .

Ludiquement,

Stéphane.

Chargé IT, Votre dévoué rôliste bénévole,

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Ok, je n’avais pas vu que c’était une réunion d’info mais j’essayerais d’etre là pour écouter.

Et bien, on se professionnalise avec en plus une volonté de représentation locale

C’est vraiment chouette.

N’ayant que peu de temps dispo je n’envisage même pas une candidature car c’est un poste qui demande une présence et une pro-activité certaine mais je souhaite bonne chance à tous ceux qui vont se lancer.

J’ai hâte de voir les premiers délégués à l’œuvre !

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