Assemblée Générale 2021 - ordre du jour et déroulement

L’Assemblée Générale 2021, s’ouvrira le samedi 8 mai 2021 et prendra fin le 5 juin 2021 (inclut).
& se déroulera comme suit :

  • 1ére partie [8 mai - 22 mai] _ Échanges : discussions dans les sujets de la catégorie « Assemblée Générale 2021 » . Pendant 2 semaines.
    Remarque : Si vous souhaitez discuter sur un autre thème que ceux déjà créés vous pouvez créer un nouveau sujet.

  • 2éme partie [23 mai - 5 juin] _ Votes : début des votes le 23 mai pour 2 semaines au même endroit dans un sujet qui sera disponible a cette date.

Conformément aux statuts, elle se tiendra sur ce forum. Bien que l’AG soit public, seuls nos membres peuvent y participer. Il appartient à nos adhérant de s’inscrire sur le site pour participer.

:card_file_box: Documents joint pour l’AG :card_file_box:

Une convocation fut envoyée aux membres de l’association à jour de leur cotisation en 2021 et également au membres de l’année 2020 (ceci pour compenser l’absence d’AG en 2020, causée par la crise sanitaire). Dans cette convocation par email, un lien vous donne les droits de poster des commentaires ou des questions dans les sujets de la catégorie « Assemblée Générale 2021 », et le cas échéant vous permettra de voter.
Les particulier dispose d’une seule voix, les association de deux voix (deux comptes seront alors nécessaires a l’association pour faire valoir ses droits).

:checkered_flag: Rappel sur le CA et Candidat·e·s aux élections 2021 :checkered_flag:

Le Conseil D’Administration de la FFJdR a plein de projet pour 2021-2022 que nous exposons dans cette vidéo disponible sur notre chaine YouTube.

Conformément aux statuts, le Conseil d’Administration de la FFJdR est composé de 12 membres. Parmi ces administrateur, les représentants légaux de l’association sont le Président, le Trésorier. et le Secrétaire. Les administrateur du CA ont pour devoir le gestion et l’administration courante de l’association, dont celui de convoquer les assemblées générales et déterminer l’ordre du jour.

Pour l’année 2021, et afin de conserver la pérennité du CA, qui selon les status de la FFJdR doit être renouvelé par moitié chaque année : Le maintien des 6 administrateurs actuellement en cours de mandat (élus en 2019, ou cooptées en 2020 pour remplacer les administrateurs ayant démissionné de leurs postes) est soumis à approbation de l’assemblée générale.

Les 6 administrateur·ice·s actuellement en cours de mandat :

  • Anne-Laure BASTIDE (trésorier·e)
  • Anne-Sophie BONNAFFOUX (secrétaire)
  • Sophie Nicole BRIAND (président·e)
  • Diane D’ESPOSITO (chargée de communication et de projets)
  • Guillaume MULSANT (secrétaire-adjoint)
  • Stéphane ROY (chargé IT)

Les 6 administrateur·ice·s sortant :

  • Nicolas JOLY (projet de soutiens aux situations de handicap)
  • Irénée LOBUT (trésorier·e adjoint)
  • Coraline MABIRE (chargée de communication)
  • Patrice MERMOUD (coordination GROG)
  • Laurent SOMME (trésorier·e)
  • David Robert (responsable Rôl’Event)

Les 6 candidat·e·s se présentant pour les 6 postes au CA à pourvoir en 2021 :

:checkered_flag: ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE :checkered_flag:

  • Règlement de litiges concernant les adhésions (sans objet)

  • Approbation des 3 administrateur·ice·s ayant réalisé la majorité de leur mandat en 2020 (année blanche) et de la prolongation de leur mandat d’1 an afin de conserver la pérennité du CA en 2021 :
    _ Sophie Nicole BRIAND (actuel président·e)
    _ Guillaume MULSANT (secrétaire-adjoint)
    _ Stéphane ROY (chargé IT)

  • Approbation des administrateur·ice·s provisoires cooptés lors de l’automne 2020 et souhaitant rester pour le mandat 2021-2022 :
    _ Anne-Laure BASTIDE (trésorier·e)
    _ Anne-Sophie BONNAFFOUX (secrétaire)
    _ Diane D’ESPOSITO (chargée de communication et de projets)

  • Délibération spéciale par laquelle l’assemblée générale décide que les mandats
    des 3 personnes cooptées (liste diffusée détaillée samedi 8 mai) lors l’automne 2020 se termineront lors de l’Assemblée générale 2022, dans la mesure où elles n’ont pas été cooptées sur des mandats d’administrateurs démissionnaires :
    _ Anne-Laure BASTIDE (trésorier·e)
    _ Anne-Sophie BONNAFFOUX (secrétaire)
    _ Diane D’ESPOSITO (chargée de communication et de projets)

  • Élections des 6 nouveaux membres du CA, parmi les candidatures soumises.
  • Motivation par le CA des refus d’adhésions, selon la procédure prévue à
    l’article 5 des statuts, sanctionnée par un vote formel le cas échéant (sans objet)

  • Approbation du Bilan Moral des années écoulées (2019-2020)

  • Approbation du Bilan financier des années écoulées (2019-2020)

  • Cotisations : les montants des cotisations restent inchangés pour les particuliers, soit
    10 €, et pour les adhérents aux associations membres de la FFJdR, soit 15 €; Un nouveau partenariat avec HelloAsso permet d’adhérer en ligne (payement CB), le cas échéant, les personnes peuvent participer au fonctionnement de notre partenaire en réalisant un don en plus du montant de leur cotisation.

Résolutions diverses, soumis aux votes :

  • Motion de remerciement à David pour son implication dans la FFJdR et la qualité du travail accompli en tant que président

  • Motion de remerciement à Nicolas pour son implication dans la FFJdR et la qualité du travail accompli pour ouvrir le jeu de rôle aux personnes en situation de handicap

  • Motion de remerciement à Laurent pour son implication dans la FFJdR et la qualité du travail accompli en tant que trésorier

Points soumis à discussion, sans votes :

  • Mise en place d’une procédure de présentation des candidats au CA

  • Perspectives et souhaits d’évolution de la FFJdR

  • Renouvellement des supports de communication numérique

  • Relance sur les adhésions au système d’assurance en partenariat avec la FédéGN (destiné aux associations)

  • Création des commissions : La Fédération mettra en place des commissions
    pour gérer des projets déterminés ; Chaque commission est présidée par un membre du CA, responsable du projet, assisté d’un autre membre du CA, associant des membres et,
    éventuellement des non-membres ;

  • Autres sujets proposés par les membres.

Quelques commentaires sur cet ordre du jour :

Il comprend des points dont l’article 7-3 des statuts prévoit qu’ils doivent obligatoirement y figurer :

- règlement des litiges concernant les adhésions (sans objet) : aucun litige n’est en cours dans la mesure où la FFJdR n’a  refusé aucune adhésion depuis la dernière assemblée générale ;
- approbation des cooptations : en effet, il arrive que des membres du conseil d’administration démissionnent en cours de mandat et que de nouveaux membres soient cooptés pour permettre au conseil d’administration de fonctionner. Il est d’autant plus normal que l’assemblée générale entérine ces cooptations que le mandat des administrateurs cooptés se termine à la date prévue pour ceux des personnes qu’ils remplacent ;
- fixation du montant des cotisations : il est resté le même depuis des années ; lors de la dernière assemblée générale, il a été décidé que les membres des associations membres de la FFJdR paieraient une cotisation réduite ; la particularité de cette année est la mise en place d’un système d’adhésion par HelloAsso, ce qui permet à ceux qui le veulent de faire un don à cette association, dont le montant est libre ; 
- approbation du bilan moral et du bilan financier ; il est normal que les membres d’une association puissent vérifier qu’ils sont d’accord avec la manière dont l’association a été gérée depuis la dernière assemblée générale. 

Deux délibérations particulières sont soumises au vote :

- prolongation d’un an du mandat de 3 des membres élus au conseil d’administration en 2019 qui acceptent de rester ;
- prolongation d’un an du mandat des 3 personnes cooptées à l’automne 2020.   

En effet, les statuts prévoient que le mandat des administrateurs est de deux ans, le conseil étant renouvelé par moitié tous les ans. L’assemblée générale 2019 s’est tenue en mars 2019, et il s’ensuit que le mandat de l’ensemble des membres du conseil d’administration a expiré.

Mais, il est nécessaire d’assurer la continuité du fonctionnement de l’association et d’autre part, de permettre le renouvellement par moitié. Dans la mesure où, du fait de la covid-19, aucune assemblée générale n’a pu se tenir en 2020, comme pour beaucoup d’association, le conseil d’administration propose aux membres de considérer que l’année 2020 a été une année blanche.

Le conseil d’administration sera donc renouvelé par moitié lors de cette assemblée générale, les 6 autres membres du conseil d’administration ayant souhaité ne pas se représenter, et il pourra être renouvelé par moitié en 2022, lors de la prochaine assemblée générale, conformément aux statuts.

Les 6 personnes concernées se présenteront à vous dans des fils spécifiques.

Trois motions particulières sont présentées au vote pour remercier trois membres du conseil d’administration qui le quittent après avoir accompli un important travail :

-David, président depuis 2017, qui a travaillé inlassablement au développement de la FFJdR, notamment en utilisant sa connaissance du milieu, en parcourant la France entière, en prenant des initiatives, comme le partenariat conclu avec Capitaine Meeple ou en lançant Rôl’Event ;
-Nicolas qui a apporté une réelle contribution au fonctionnement du conseil d’administration depuis 2015 ; il s’est beaucoup investi pour le développement de la pratique du jeu de rôle par les personnes en situation de handicap, quels que soient ces handicaps ;
-Laurent, qui a exercé avec patience et dévouement les ingrates fonctions de trésorier pendant de nombreuses années.

Par ailleurs, divers points sont soumis à discussion sans vote, pour permettre au conseil d’administration de présenter aux membres ses projets et pour permettre aux membres d’en débattre et de présenter des suggestions.

Point de pure forme : le statut des administrateur.trices coopté.es, qui fait l’objet de deux points, n’est pas très clair. Est-il possible d’avoir des détails ?

Que signifie JDRIII (vu passer dans deux professions de foi au moins) ? :sweat_smile:

Les administrateurs cooptés font l’objet de deux points:

-D’une part, aux termes de l’article 7-3 des statuts : « Parmi les points fixés à l’Ordre du Jour, figurent obligatoirement :
– l’approbation des administrateurs provisoires cooptés : le mandat d’un administrateur ainsi élu se termine à l’échéance du mandat de son prédécesseur, jusqu’à un mandat complet en cas de démission du prédécesseur dès son élection ; »

La première délibération a pour seul objet de satisfaire une obligation statutaire.

  • La seconde délibération est à relier à une autre :

  • prolongation d’un an du mandat de 3 des membres élus au conseil d’administration en 2019 qui acceptent de rester ;

  • prolongation d’un an du mandat des 3 personnes cooptées à l’automne 2020.

Ainsi qu’il est expliqué dans le commentaire:

En effet, les statuts prévoient que le mandat des administrateurs est de deux ans, le conseil étant renouvelé par moitié tous les ans. L’assemblée générale 2019 s’est tenue en mars 2019, et il s’ensuit que le mandat de l’ensemble des membres du conseil d’administration a expiré.

Mais, il est nécessaire d’assurer la continuité du fonctionnement de l’association et d’autre part, de permettre le renouvellement par moitié. Dans la mesure où, du fait de la covid-19, aucune assemblée générale n’a pu se tenir en 2020, comme pour beaucoup d’association, le conseil d’administration propose aux membres de considérer que l’année 2020 a été une année blanche.

Le conseil d’administration sera donc renouvelé par moitié lors de cette assemblée générale, les 6 autres membres du conseil d’administration ayant souhaité ne pas se représenter, et il pourra être renouvelé par moitié en 2022, lors de la prochaine assemblée générale, conformément aux statuts.

Nous faisons prévaloir l’esprit des statuts sur la lettre, ce qui suppose l’approbation de l’assemblée générale.